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CEO該參加哪些會議和專案?大亞董座的時間分配哲學

採訪‧撰文 簡鈺璇
2022-06-02
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攝影師拍照的同時,大亞集團董事長沈尚弘抓緊時間簽核公文。談起時間管理,本以為會聊零碎時間、多工的方法,但沈尚弘卻說,「時間應用要有效率,並不是把事情做快,而是我要確定把事情做對,再來才是談如何把對的事情做好。」

他舉例,經營企業如同跟著員工一起划船,領導者一定要確定大家朝著同個方向划,不然有人往東划、有人朝西划,就算划得很快、握槳姿勢再標準,船也是無法前進。因此,經營者一定要把時間用在確立企業發展方向、對齊員工目標上,才能讓所有人投注的心力,都能帶來有效的產出。

反過來說,如果方向對了,至於要如何划船,反手握還是右手划,就未必那麼重要。

大約在 2010 年左右,沈尚弘認為大亞集團應該更積極思考轉型方向。大亞成立於 1955 年,長期生產電線電纜,從傳輸發電廠至家戶的高壓電纜線,到電動機車、耳機線,但隨著台灣邁向已開發國家、重大公共建設齊全,電線電纜產業的發展機會就相對受限。

沈尚弘_大亞集團董事長_2022-05-13_侯俊偉攝影_ (2)
大亞集團董事長沈尚弘。
侯俊偉攝影

花一年開動腦會議,思索和對齊轉型方向

為了尋找下一條成長曲線,沈尚弘自 2010 年起,每月一天與一級主管進行動腦會議。長達一年的時間中,有超過半年在凝聚大家共識,透過外部課程和顧問指導,讓員工認同轉型的價值,而且有能力思考企業未來的發展策略,而不是董事長一人說了算。

沈尚弘邀請台大國企系教授李吉仁、台大 EMBA 至公司開課,讓主管意識到企業轉型的重要,並強調成長動能來自第二、第三條曲線。課程的重點在於突破框架,從企業存在的本質去思考轉型方向,例如化妝品是化學事業,但化妝品存在目的是「讓人變美」,因此變美麗的生意都可以納入範疇。

在還未接觸轉型課程前,大亞曾經嘗試以電線原料「銅」為基礎發展不同的應用,像是印刷電路板用的銅粉、銅球,或結合工藝設計製作金屬手機殼,但格局不夠大、帶動事業成長的機會有限。

課後,大家再花半年摸索才想到「電線本質是傳輸能源」,可以從傳輸能源角度開發新的生意,像是朝向能源使用效率化,後來大亞就投資富田電機做電動車馬達系統;抑或是從能源傳輸上下游發展,上游是能源發電、下游則是能源儲備。

把時間投入在對的事情(確認方向),再用對的方式(找外部專家協助),企業轉型就會加速。

2014 年成立大亞綠能公司跨入太陽能產業,2015 年確立集團願景為「能源串接的領導品牌」,陸續透過併購取得 70 處太陽能電廠。不到 10 年成效就出來了,2021 年大亞年營收為 274.5 億,不僅改寫歷史新高,其中 15.75% 的獲利來自太陽能事業。

大亞董事長沈尚弘的時間管理
經理人月刊第211期

時間是有限的資源,「非我不可」的事才做

回頭檢視自己的行程表,沈尚弘說:「我的時間安排不太有明確規畫,不會切割幾點到幾點做什麼、哪件事要做 15 分鐘,而是遵循一些原則。」

首先,將時間區分工作和個人時間,每段時間是有限的,就要控制需求,排列優先順序。

在工時有限的情況下,如何判斷要不要參與專案或是主持會議?判斷準則為「這件事非我來做不可」同時「我來做會比別人好而且有 5∼10 倍效果」,也就是自己做會產生槓桿效果的事情才值得做,像是訂立公司轉型目標,CEO 就要全心投入,因為他做大家才會信服、願意跟從。

另一種是創新專案。沈尚弘舉例,2020 年大亞 65 周年要做品牌重塑,需要拍形象廣告,過去公司完全沒做過這件事、大家也不認為這件事重要,所以他就當主導者,扛起可能失敗的風險。做了之後、外部回饋不錯,同仁才相信創新求變不是口號,而是有機會實現。

「不要 burn out(燃燒殆盡)!」是沈尚弘給員工和高階主管的最後建議,他提醒,許多工作很燒腦,但靈感常常是不經意跑出來的。因此他每天花 2∼3 小時看書、吸收資訊,也運動 2 小時,更刻意留下獨處的時間、周末則開車至山上和海邊兜風放空。唯有工作與生活平衡,精神上是富足的,對工作的熱情才能持續。

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吃午餐也要排進CEO行事曆!唐心慧:工作、吃飯、睡覺有紀律,能成就更多事

採訪‧撰文 高士閔
2022-06-07
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唐心慧第一次意識到時間,是在小學 6 年級的遠足課。前一天晚上興奮到睡不著,隔天見到同學很開心,但轉瞬間太陽西斜,學校公車已經返程。「從那個 moment(時刻)開始,我體認到時間稍縱即逝,我告訴自己絕對不要浪費時間,要把生命拿來做有意義的事。」

時間管理對唐心慧而言,不是一件特別困難的事情。她在 14 歲就帶著小 2 歲的弟弟生活在國外,「要唸書、煮飯、打掃,適應新文化、學習新語言,還要玩!」每一件事都很重要,沒有能捨棄的,但每個人又只有 24 小時,想全部做到,就必須懂得時間管理。

比方說,什麼時間適合排什麼活動,很多事情都是嘗試中學習。「有的時候,別人的方式不一定適合你。」唐心慧是晨型人,早上特別有能量,頭腦很清晰,所以她就不會把談判、重要會議,策略思考放到晚上。但這不代表你也要變成早鳥,必須自己去嘗試,了解自己的身體、喜好和目標,慢慢融進生活裡。

時間管理最大的魔鬼是自亂陣腳,沒有主軸,忙了一天也可能一事無成。

急事也要跟其他急事比,待辦清單才不會亂

最重要的一件事是「不要跟著事情跑」。廣告業界流傳一句話「計畫趕不上變化,變化趕不上客戶一通電話」,似乎廣告人只能跟著客戶跑。

但唐心慧認為,你要 in control(一切都在掌控之中),「時間管理最大的魔鬼就是自亂陣腳」,做事要有主軸;失去主軸,就會忙了一天卻一事無成。

延伸閱讀:CEO 把時間分給誰,決定了公司的未來!給執行長的「時間分配基準表」

主軸就是知道自己該做什麼。唐心慧有一張待辦清單,把一切該做的事分門別類。比如 5 位客戶共有 10 項專案,每個專案又包含哪一些任務,這些任務彼此的關係是什麼,逐項列出。每天下班前,做完的事情劃掉,這樣隔天早上該做什麼,一清二楚。

而有了這張清單,就不會被緊急的事牽著走!因為它再急迫,加進來時,都必須和其他的事項一起比較。在所有任務中,優先度排行第幾?比如它可能第 3 緊急,那前面就還有 2 件更十萬火急的事情,沒做完就不必考慮臨時事項。

另外,唐心慧提醒,這張清單不只有工作的事項,還包含人生的目標,「時間是不能分割的,任務只能交錯進行。」把所有想做的事情寫出來,才能避免衝突發生。「人總以為自己能記住所有事情,但實際上你會發現,如果沒有列出完整清單與梳理計畫,事情或細節肯定會有所遺漏也無法超前布局。」

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每天空出一小時,有吸收才有更新

另外,對高階主管而已,能不能看見未來,決定組織的成敗。而許多經理人工作一忙,就忘了抬頭看世界的發展。唐心慧自己每天會空出一個小時,專門閱讀和思考。「有時候跳脫忙碌的工作,有意識地適時把自己放空,才能有空間思考和學習,」要有足夠的 input(學習),思考才會 refresh(更新),才可能看見企業缺的拼圖。

以數位轉型為例,它不是今天做,明天就變。企業要孵化新文化、新技能,有時候必須等待新科技誕生。所以經理人不能總是看提案、讀財報,要多閱讀。當你對一件事情的變化脈絡有清楚的認知,就知道「很多事情是急不來的」。不能急的事,就耐心等待時間發酵;只要不急躁,時間就站在你這一邊。

不過,一些經理人可能會抱怨,每次在行事曆上留白,部屬反而把它當作門診時間,最後還是很難有自己的時間。唐心慧解釋,心愈軟,愈負責的主管,愈會有這種問題。她也一樣,剛來電通集團時,堅持早上 9 點前不開會,因為 6 點到 8 點要運動。但後來太多會議安排在 8 點半,最後只能改成周末鍛鍊。

「沒人想這麼早約會議,一定是真有需要才來約會議,」唐心慧這麼幫部屬想。直到有一天,她醒悟「空白的一小時」又不是拿來睡覺,公司的未來應該擺在所有事物之前,才慢慢堅持,「有堅持才會形成慣性。」她也開玩笑地說,而且一個小時不開會,多半也不會怎樣。有時候沉澱一下,會發覺事情沒那麼嚴重。

因為疫情,這幾年幾乎所有人的時間都大亂。唐心慧也是,起初幾個禮拜,工作和生活幾乎分不開,常常開會到下午 2、3 點,血糖太低才發現,自己沒吃午飯。但說穿了,就是吃飯沒有紀律。以前都是看同事開始走出辦公室,才知道午餐時間到了。現在沒人提醒自己,就把「午餐」排進行事曆!

不只工作,吃飯、睡覺都要有紀律。老天爺最公平的,就是每個人一天都只有 24 小時。有紀律,才能成就愈多,人生就愈有深度,也才不枉此生。

唐心慧

畢業於紐約大學(New York University)行銷管理學系。現為電通行銷傳播集團台灣執行長。著有《人生,我選擇「以上皆是」》《人生有所謂,決斷無所畏》。

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善用 15 分鐘小會議、面談前先檢查對方行事曆!Jins 執董邱明琪的時間管理術

採訪.撰文 劉燿瑜
2022-06-08
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現任連鎖眼鏡品牌 Jins 控股執行董事暨台灣晴姿總經理的邱明琪,10 年內職涯連 3 跳,30 多歲就出任 Jins 在台首任副總經理,Jins 插旗台灣才 4 年,2019 年就帶團隊締造 Jins 全球第一的單店平均業績。

延伸閱讀:進日商5年晉升3次!從記者做到 JINS 執行董事,邱明琪如何把外行變優勢?

時間回到 2015 年 7 月,邱明琪才正式加入,但台灣門市 11 月就要開幕,「9 月、10 月要有完整開幕計畫,我只剩 2 個月的時間,而時間是唯一不能討價還價,爭取不到更多的資源。」

怎麼使命必達?她攤開零售業的關鍵 4 要素:人、貨、場及資訊,著手將任務分 3 類。人跟場分別是門市人力,以及實體、線上通路。找的是台灣的人才,選址也是從國內幾個商圈下手分析,邱明琪認為這些都屬於她熟悉的領域,僅需輔佐一些零售產業知識,就能做出判斷。而資訊方面,牽涉媒體宣傳、市場行銷,是她拿手的事務,自己來沒問題。

至於物,指的是商品。從沒接觸過零售業的邱明琪指出,從眼鏡的設計、生產到物流配送,很難 2 個月就摸透,因此她將這部分授權給其他幹部操刀。「我只能先惡補部分關鍵知識,細節待日後逐步補充到位。」

透過自己來、自己學、找幫手,邱明琪省下帶媒體團出國、大型造勢宣傳活動等千萬宣傳經費,選擇每個月隨新門市展店,才辦行銷活動,讓聲量「細水長流」。而且一口氣送 3 間門市的人力赴日,讓 Jins 能以 3 倍速展店。

把錢花在刀口上,Jins 在台開幕第二年的市場調查中,知名度、好感度,皆超車早一年進入台灣的另一家日本連鎖眼鏡品牌。如今 Jins 在台分店數達 49 家,也與先進的同業不相上下。

邀約 15 分鐘會議,對方更容易點頭

分類後,邱明琪遇到下一個難題。「開幕前大家都在水深火熱,我一個 new comer(新人),怎麼讓別人撥出時間教我?」她的解決辦法是善用以 15 分鐘為單位的小會議。

「約一小時以上的會議,對方會有要準備的心理壓力。」邱明琪指出,將時間限制在 15 分鐘,一來方便找到行事曆的空擋,二來是時間短,對方較無壓力、赴約意願高,會議也能盡快約成。

但如何在 15 分鐘內交換足夠資訊?邱明琪會在會議前提供至少 2 頁簡報,列出議程、自己想提的問題,以便省去會議重複發問、討論的過程,且對方能提前思考怎麼回答,也省得當下還要花時間思考。

有限時間內從 0 到 1,不能什麼事都自己來

這個幫任務分類的工作方法,是邱明琪長期跟時間賽跑的訓練。邱明琪出身媒體,當過新聞記者,在媒體圈超過 10 年,「從第一份工作開始,每天都要跟截稿時間賽跑。」且邱明琪不僅不怕電視新聞的時間壓力,甚至每份工作做不到 3 年就積極挑戰新工作。

在加入 Jins 前,邱明琪先後任職過記者、節目製作、業務,2011 年參與成立由台灣中天電視台和日本電視台(Nippon TV)的合資企業黑劍製作,出任協理。「當時我當代表去找日本電視台,要能打進別人圈子,連門在哪裡都不知道。」

要在有限的時間內從 0 做到 1,邱明琪學會將手邊任務分成 3 類:100% 能自己來的、需要輔助才能學會的,以及不可能學會的。

以成立黑劍製作為例,談判交涉,是能自己來的,而開會口譯,在邱明琪能力所及範圍,只是需額外上進修課程補強,至於與〈公司法〉相關的專業知識,「短短幾個月我不可能比律師還會,這就需要找專業的來。」

懂得管理部屬的時間,才不會拖累到自己

如今升任台灣總經理、日本總公司的執行董事,「會管自己的時間不夠,更要會管別人的時間。」即便進公司 6 年多,邱明琪至今約部屬面談、指派任務時,仍會先查看對方行事曆。

即便只是約 15 分鐘的會議,邱明琪也會幫對方前後的行程留白。「約會議的時間,前後至少要間隔上一個行程 15 分鐘,否則對方無縫接軌下一場會議,腦筋來不及切換,談話不見得有效率。」

延伸閱讀:部屬敢對你「說真話」嗎?厲害主管的溝通術,員工服氣又有動力

邱明琪認為,每個人運用時間的習慣不同,有些人確實按表操課,有些人行事曆這樣寫,卻總是拖拖拉拉。主管除了看對方行事曆,也要將部屬近期的工作量、工作完成度考慮進去。「如果不從源頭管好部屬的時間,最後他影響計畫,拖累的也會是你的時間。」

邱明琪的一周.png
經理人

邱明琪|1977 年生,台灣大學日文系畢業,赴日本早稻田大學取得國際關係碩士。曾任記者,2011 年出任黑劍製作協理,2015 年出任 Jins Taiwan 第一任副總經理,2018 年升任總經理,2020 年晉升執行董事。

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CEO的一天是怎麼過的?調查:工作超過9小時、花3小時和家人共處

整理‧撰文 盧廷羲
2022-06-15
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跨國企業的 CEO 的一天,和你我有什麼不同?《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)2018 年進行一次調查,追蹤 27 位企業執行長(其管理的企業,平均年營收新台幣 3930 億元),蒐集超過 6 萬小時的數據,揭露了他們在哪裡工作、和誰一起工作,以及花最多時間在什麼事情上。

CEO 的上班行程

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經理人月刊第211期

CEO 的下班行程

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經理人月刊第211期

波克夏.海瑟威執行長華倫.巴菲特:我的行事曆是空白的。

基本上,我想買什麼都買得到,而時間是我唯一買不到的東西。我曾經給比爾.蓋茲(Bill Gates)看過我的行事曆,上面什麼都沒有。為什麼?你應該花心力去想,自己到底在乎什麼事情,優先考慮更重要的需求,而不是排滿行事曆,填滿每一分鐘不代表你很認真。你應該抬頭看日曆上的時間,盡可能多珍惜空閒時光。

推特創辦人傑克.多西:嘗試訂定主題工作日。

我每周工作超過 80 小時,要如何保持精力,以及分配好時間?我會訂定主題日,像是周一專門開管理會議,周二則是討論產品開發項目,周三處理行銷、溝通方面問題,周四關切開發人員與合作夥伴關係,周五則是討論企業文化。自動化你的生活,可以使忙碌的你保持一種節奏,把某些任務分配給特定的日子,是很有效率的方法。

摩根大通董事長傑米.戴蒙:早上5點,就要閱讀大量內容。

「我每天清晨 5 點起床,閱讀大量刊物,像是《紐約郵報》《華盛頓郵報》,以及關於產業經濟的文章、分析師報告。我閱讀大家寄給我的所有內容。我每天都在學習——向客戶學習、向競爭對手學習;跟小企業會面時,我也在學習。早上 7 點,我通常會鍛鍊 45 分鐘左右,像是有氧運動、伸展運動、跑步等,接著再去上班。」

百事前執行長盧英德:我們應該花更多時間陪伴家人。

我很幸運,擁有一個了不起的職業生涯,但老實說,有些時候希望我能花更多的時間,陪伴孩子和家人。以往,我一天大概只睡 4 小時,整天就是瘋狂工作,但找到工作與生活平衡,是任何人都要處理的事情。我被升上 CEO 的那天晚上,家裡的牛奶用完了,我的母親請我跑腿,我後來才意識到,在家裡,我不是 CEO,我有其他要扮演的角色。

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愛和員工閒聊,不怕浪費時間?蔡恩全的法寶:Outlook 行事曆管理術

採訪‧撰文 吳美欣
2022-06-07
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「退休 3 年,我每天還是用 Outlook 行事曆照表操課、用顏色區分行程。我老婆都說我是瘋子。」微軟大中華區前任副總裁蔡恩全說。

然而,這樣「嚴格」的行事曆,並非蔡恩全的天性。從惠普(HP)基層工程師,到台灣微軟管理顧問服務主管、到台灣微軟在位最久的總經理、調任大中華區副總裁。蔡恩全說,自己的性格跟一般外商高階經理人不太一樣:動作慢、喜歡跟員工閒聊。如果沒有安排好行程,時間運用容易鬆散。

「以前跟事業群主管聊天,東扯西扯,聊到他老家事業怎樣怎樣。從晚上 7 點聊到快 10 點,才想起來有件事要講,結果,3 分鐘就講完了。你說,這叫什麼時間管理?」他知道自己是個「閒聊派」,更需要把握時間把該做的事做完,才有餘裕照自己的步調,做自己想做的事。

因此,他的原則就是,事先安排、提早把事情做好。舉例來說,他在惠普當工程師時,要去美國受訓,他把去美國後要讀的書、講義先拿到手,在台灣念完才去,因此 3 個月美國訓練,每次考試幾乎都是第一名。

凡事先做一步,就能掌握升遷的機緣

「那時候資深工程師幾乎都 5 點下班,我還是小小工程師,每天念書念到 9 點、10 點才下班。」一有機會,就預先準備、主動多做事的原則,讓他可以「deliver beyond expectations」(超乎預期),在主管心中建立起「你辦事,我放心」的信任基礎。在微軟好幾次調職,都是擔任救火隊,臨危受命解決問題。

延伸閱讀:「別讓其他人決定你的行程」!關於時間管理,我的 5 大訣竅

也是因為這項特質,讓他脫穎而出,接任台灣微軟總經理。「很多人技術比你好、反應比你快,為什麼機會會輪到我?事後回想,就是一些機緣,加上特質受人賞識。」

「時間管理的關鍵是,你要掌握主導權與節奏。」蔡恩全習慣事先規畫好一整年的年度計畫,把固定的大型會議,像是年度大會、年中績效會議、季度會議,預先註記在行事曆上,並保留與會人員的行程。這些屬於 non-negotiable(不可協調)的行程,有再大的事情也不會更改,「高階經理人最忌諱隨興,一旦你更改時間,所有員工的時間都會跟著變動。」

每周日晚上,他也會花 1~2 小時檢視未來一周的行程,想好隔天早上要做哪些事、達成哪些目標;連議程都在周日晚上寫好,排程在周一早上 9 點 45 分發出。排定好的行程,用不同顏色標示。例如,淡綠色代表經常性會議、紅色是重要任務、黃色是提醒、灰色代表差旅交通,連通勤時間都算在內。看到顏色,就知道活動的意義或重要性。而且,下班前一定檢視當日時間使用的情形,有沒有因為事件改變,需要調整工作排程。

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他也強迫自己,一天只能收 3 次 email,在上午、下午與晚上分別撥出時段,專心處理電子郵件,把其他時間留給要務。如果員工有緊急事件,直接打電話給他,才能即時處理。

安排沉澱時段自我修復,紓解被時間綁死的壓力

除了排定的任務外,每個月他也會安排一個周五早晨,每季安排一整天,不受任何人打擾、專屬自己的反思時段。把擔憂的事情,前因後果一筆一畫用鉛筆寫下來,並思考最壞的結果如何、自己能否接受?透過這樣的方式,修復情緒。「經理人平常有開不完的會,時間被綁得死死的,沒機會抬頭看。反思能讓你跳脫每天的壓力。」

人生充滿抉擇,有專業、有人性、有價值觀,永遠在排序。

退休後的蔡恩全,仍在企業擔任顧問、舉辦演講、依照人生計畫寫書。事實上,在退休前,他就已經在思考,什麼事情最能讓自己充滿能量?他決定善用喜歡與人分享的特質,在擔任大中華區副總裁後面幾年,有機會就到不同區域舉辦講座,傳承自己的能力,也幫助自己反思一路以來的職涯經歷。不過他也坦言,過去太專注在工作上,如果時間可以重來,他會花更多時間建立工作以外的朋友圈。

「人生充滿抉擇,有專業、有人性、有價值觀,永遠在排序。不是你幹了總經理,就能解決這些問題。最好的辦法,就是提早規畫,才有餘裕安排優先次序。」蔡恩全說。

蔡恩全

台灣清華大學電機工程學系畢業,擁有 30 年外商歷練。2019 年卸下微軟大中華區副總裁一職,曾是大中華區職級最高的台灣人,也是台灣微軟在任最久的總經理。第一份工作在惠普擔任工程師,之後轉戰 IBM 與微軟,從研發、技術、業務,再橫跨至通路、行銷等領域。

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