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1 員工在家上班,主管怎麼管理?5 個建議,打造高效遠距團隊

儘管「遠距工作」這個詞彙已經不新鮮,長期在家的工作者,或管理大量在家工作者的企業在台灣仍不多。實體與遠距辦公不是一時半刻調整得來的工作制度。然而,在疫情的影響下,遠距工作成為全球企業不得不加快思考與執行的防疫措施。

員工遠距上班、四散各地,主管該怎麼管理?

《遠距工作模式》作者、專案管理軟體公司 37Singnals 創辦人傑森‧福萊德(Jason Fried)與大衛‧漢森(David Hansson)推行遠距工作制度多年。

減少即時要求、規定重疊的工作時間

針對組織該如何協同工作,他們建議 規定重疊的工作時間 ,比方每天下午 1 點到 6 點,避免需要合作的事項因而延遲。

此外,也因為每個人的工作時段不盡相同, 團隊要試著減少即時的要求,不必什麼事情都要馬上得到答覆 ,多使用專案管理軟體、文字敘述、email 留檔的方式,確保溝通無礙,大家更能夠專住在自己的工作上。

微軟的產品設計經理邁爾斯‧費茲傑羅(Miles Fitzgerald)曾在 Medium 上分享自己的經驗。2017 年,微軟(Microsodt)的 Outlook 設計團隊分屬 3 地(紐約、舊金山、西雅圖),展開遠端工作。但是,團隊合作的效率非常低,就像 3 個團隊設計出 3 種產品,這對使用者體驗無疑是場災難。

定期安排視訊或電話會議

為了做好產品,首先該改善的就是團隊的合作默契。從最基本的工作流程開始, 定期安排面對面會議和電話會議 ,像是每兩周舉行一次主管會議、每月舉行一次全員會議,確保每次會議,大家對產品的價值與想法一致。

每周發布內部新聞、分享新點子

此外,為了讓設計師的作品都能共享或協作, 每周會發布一次「內部新聞」,聚焦在當前的進度 ,讓成員在聊天室中自由評論。除了工作上的討論,同事也可以在上面分享近日看到的新點子,以此激發更多想法。

遠端會議守則:事先測試設備、控制會議人數

大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境,遠距會議比實體更仰賴科技,因此事先準備相當重要。建議在會議開始前,先測試設備、熟悉操作方式,同時檢查網路連線是否穩定、電腦電量是否充足。也可以在會議開始前 5~10 分鐘與成員們連上線,提前排除技術問題。

37Signals 介面設計師喬那斯‧道尼(Jonas Downey)在公司的 Podcast「Rework」中分享,視訊人數太多因為背景的噪音很多,所以每個人都得關掉自己的麥克風,導致大家都不講話。他建議, 如果需要跟很多人視訊,最好用簡報的方式,如果需要大量溝通的話,最好是拆分成小組

多種視訊軟體都可以提供分享畫面的功能,就像大家一起看同一台電腦一樣,更進階的功能可選用螢幕錄影或電子白板,錄下螢幕上的畫面,其他人可以像看影片一樣重播。視訊會議還有一個缺點是很容易發生多人同時說話的問題,可以制定一些規則,例如發言前必須做出手勢,也有些視訊軟體提供「舉手」功能,或是文字訊息功能,順暢會議進行。

和客戶告知正在遠距工作,讓對方找得到

福萊德和漢森也建議,企業必須和顧客建立信任關係,坦白公司採行遠距辦公制度,時常分享工作進度,還要讓客戶隨時找得到人,保持溝通管道暢通。

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