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經理人編輯部
專案牽一髮動全身！貫穿五大流程，整合所有專案活動
2009-09-01
專案要成功，需要專案經理（PM，project manager）的縝密規畫、徹底執行與嚴密控管，以求在交期、品質與成本間取得最佳平衡。
專案管理不僅需要縝密的規劃，更需要整合各知識領域與流程的全面掌控。《經理人》推出的線上課程「從觀念到實踐一次學會｜專案管理 15 堂課」，以結構化的教學設計，帶領專案經理深度學習如何兼顧交期、品質與成本，協助專案順利推進並達成目標。
要做好這件事，專案經理必須融合專案管理各知識領域的知識，應用在五大流程中，對每件事「為什麼要做」「該做什麼」「要怎麼做」有通盤了解，才能確保所有工作都能做到位、不出錯。
專案牽一髮動全身，不可視為獨立事件
這項「協調專案各項活動」的任務，在專案管理稱之為「專案整合管理」（Project Integration Management），也就是藉由釐清專案管理與執行的架構、說明各項管理活動之間的關係，協調各個不同的知識領域，將專案管理五大流程及其各項子流程結合起來，成為一整個連續而緊密的系統，以達成專案目標，並滿足專案利害關係人的需求。它是專案經理能否成功管理專案的第一道門檻，也是決定專案成敗的關鍵。
專案整合管理之所以如此重要，是因為一項專案在實際執行時，各項活動與流程都不可能獨立於他者之外，必定會彼此影響與牽連。專案經理若未能以「整合全局」的心態主事，只將各項工作視為「獨立事件」來思考與管理，很容易便會忽略許多隱藏性的問題，導致計畫在進入執行階段時，必須不斷地修正，甚至是決策難以落實的情形。
舉例來說，在一個資料庫系統的建置專案中，若打算增加資料庫的容量，絕不是增加硬體預算，多買兩顆硬碟就可以打發，還必須考量硬體相容性、程式改寫、預算排擠等問題；而這些工作便牽涉了成本、時程、風險等不同專案知識領域的內容。
因此，在擬定、甚或變更任何計畫之前，專案經理都要以整體的視野，確認各項活動的影響範圍，利用如「實獲值管理」（Earn Value Management）等工具，掌握對專案品質影響甚鉅的範圍、成本和時間這三大要素，做好通盤考量，以做出最佳決策。
貫穿五大流程，整合所有專案活動
相對於專案管理的其他知識領域，整合管理由於必須「整合專案所有內容」，因此其工作顯得非常龐大複雜。根據國際專案管理學會（PMI，Project Management Institute）的定義，專案整合管理依照專案的 5 個流程，主要包含以下 6 項工作：
起始階段：1. 發展專案章程（Develop Project Charter）
「專案章程」指的是「核准此一專案，並授予專案經理合法分配與運用組織資源的權力，來達成專案目標」的正式文件。「發展專案章程」就是將專案的需求與目標，「文件化」為合約、專案工作說明書等，再經由專案發起人認可，專案經理便可獲得向組織其他部門取得資源的合法性，正式啟動專案。
規畫階段：2. 發展專案管理計畫書（Develop Project Management Plan）
「專案管理計畫書」是用以定義專案該如何執行、監控與結案的說明文件。在制訂過程中，專案經理必須對必要的各項活動進行定義與整合，並協調各項子計畫，例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等，使之成為完整且可執行的專案管理母計畫。
執行階段：3. 指導及管理專案執行（Direct and Manage Project Execution）
「指導及管理專案執行」是指，由專案經理和團隊成員負責執行專案管理計畫，完成各項專案工作。在過程中，專案經理除了必須帶領團隊成員，漸次產出具體的產品或服務，還必須評估專案執行的績效，製作工作績效資訊表。此外，若遇到無法順利執行專案或發生作業問題，專案經理亦可提出變更請求，或進行糾正措施。
監控階段：4. 監控專案工作（Monitor and Control Project Work）
專案團隊在執行計畫的整個過程中，必須進行持續性的監控，以了解專案執行的績效，其行動可分為「預防」和「改善」兩部分：針對潛在問題，採取有效的預防措施；若發現錯誤已發生，則必須採取適當的補救措施。
5. 執行整體變更控制（Perform Integrated Change Control）
在實務上，幾乎沒有一個專案能夠百分之百按照原訂計畫進行，為因應變化，專案計畫會需要進行許多「變更」。然而，每做一次計畫變更，都會影響到日後的成本估算、活動順序、行程日期、資源需求及風險控管的決策，因此專案經理必須以整體的角度，對「變更」進行控制、確認與紀錄。
結案階段：6. 專案結案（Close Project or Phase）
「專案結案」在程序上，可大致劃分為以下兩者：
- 「外部的」合約結案程序：著重在如何依合約結案，透過驗收專案文件，與顧客或發起人協調互動，共同驗收專案成果
- 「內部的」行政結案程序：專注於組織內部的專案紀錄，藉由各種結案文件與資料檔案，進行組織的專案知識管理。
簡而言之，由於專案是一連串環環相扣的活動，所以專案經理必須透過整合管理，來確認專案的架構，說明工作關係，辨識、定義、結合、統一與協調專案管理的各個流程與活動，從而有效分配有限的資源，協調促成專案的各項工作，確保所有流程都能緊密結合，有效達成專案目標。
