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4 敏捷團隊怎麼做?兩周一次「衝刺會議」,即時修正小錯誤

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在 1969 年,美國阿波羅 11 號登月小艇成功登月,這個專案共計花費達 254 億美元(約新台幣 7620 億元),迄今仍是人類史上最貴、最大型的專案之一。這個專案能成功,除了各團隊的緊密配合,其中一個原因,是主事者、時任美國總統約翰.甘迺迪(John Kennedy)早在 1961 年 5 月宣布這個宏大夢想時,也向外界宣告明確的截止日,「在 1960 年代結束之前達成」。

期限,給了團隊努力目標。《專案管理革命》提及,時間是專案最重要的一項因素,如果不明確、堅定、正式並公開截止日,專案很可能會比原定計畫延遲完成。「重視時間」是企業設計一項新產品,能否順利完工、量產,很重要的關鍵,這有賴產品經理的掌控。

設定各個子任務截止日,追蹤各團隊進度

掌控進度最難的,是各個團隊能否在截止日前達到你的要求,如期交付。《專案革命管理》作者安東尼奧.羅德里格茲(Antonio Rodriguez)指出,在專案的初期,產品經理就要明確列出各種不同的截止日,包含什麼時候測試原型、預計何時上市,「不肯花一個星期討論時間範疇,最後只會延遲更久。」

Google 眼鏡(Google Glass)上市時,曾被《時代》雜誌(Time)評為「2012 年最有創新力的產品」但最後卻停產,原因就是團隊沒有明定產品的上市日期、銷售管道,直到 2014 年,才正式向全球發售。

甚至,Google 創辦人賽吉.布林(Sergey Brin)把 Google 眼鏡視為終端產品,但工程師們都知道,其實這只是原型,還需要修正。相較之下,蘋果(Apple)每年舉辦發表大會,替新產品創造話題,使團隊有紀律按照時間流程工作。

制定截止日的具體做法是,同步實施「由上而下」與「由下而上」的規畫。首先,產品經理決定完成專案的時間點,再把專案拆分成大小事項,由團隊的創意發想人員、工程師等部門,評估可行性,來回協商、確認最終版本。理想的情況,每 3~5 周就要設定一個「中間截止日」,也就是某個小的里程碑。

產品或專案領導人也要注意節奏掌控、檢查工作內容,因為每段時間並非「等值」。產品開發的第一周,與上市前的倒數一周,所有員工的心態一定不同,愈接近後期,人們愈容易緊張,也更可能犯錯。

兩周一次衝刺會議,及時修正小錯誤

然而,即便設定了截止日,還是有可能延宕。《騰訊產品法》指出,這可能是團隊成員被其他任務纏住,導致沒做重要的事;或是產品需求不斷變更,拖延進度。這幾個問題,都能用敏捷開發(Agile Development)的精神來解決。

國泰世華銀行數位銀行部經理李健輔認為,跑敏捷流程並不會使工作變得更快,但是能提高及時修正的能力。敏捷開發,能讓產品或專案以「小步快跑」的方式前進,因為能用這當中的衝刺會議(sprint)環節,每兩周討論一次,當務之急到底是什麼。

國泰 koko 數位帳戶推出記帳功能時,許多用戶反映,希望打開App能直接記帳,不要再花時間登入,但當時屬於產品開發前期,最重要的事是優化界面、確保系統穩定。用戶的這項期待,屬於次要需求,就要放到後期處理,「要確定之後有安排時間來做,」李健輔說。

更重要的是,當團隊在短期內,頻繁的開衝刺會議討論,不會等到各部門工作時,才出現「你有你的問題」「我有我的意見」,而是所有人都站在產品經理的立場,取得共識。

掌握 3 要點,確保工作按照進度走

國泰世華銀行數位銀行部經理李健輔於 2017 年接管國泰 KOKO App 時,評價只有 1.9 顆星,經過優化、改善介面,如今 App 有 4.8 顆星。

1. 提前統整跨部門需求

設計「free's貸」產品時,牽涉到15個橫向部門,各部門有不同要求,像是產品法規。在前期就向各部門溝通最重要的需求,後期才不會「卡關」。

2. 頻繁舉行衝刺會議

每兩周開一次衝刺會議,討論產品短期的修正路線,能迅速發現缺點,進而改善,不會等到3個月過後,發現市場動態改變,才重新調整大方向。

3. 召開回顧會議

這個會議上,請所有人針對工作流程提供意見,改善做事方法與達成更多共識。如此一來,下一次的衝刺會議才能更有效率。

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