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5 和賈伯斯學簡報:一張投影片只講一個主題

在製作簡報投影片時,「如何按照大綱安放內容」「如何將繁雜資料濃縮成要點」「又該放多少資訊在投影片上」將考驗簡報者的功力高下。

只列關鍵字,一頁一主題

《成功簡報》一書作者珍妮佛‧羅騰多(Jennifer Rotondo)表示,簡報內容無論多寡,務必謹守「精簡」原則,只放上「要點」即可。

精簡的第一個準則,就是「切勿將所有資料文字直接貼入投影片」,這也是簡報時最常見的大錯。投影片只是協助簡報的一項工具,簡報者應藉由口頭演說來傳述想法,而非將所有說明文字及圖表都放到投影片上,否則反客為主,只會讓簡報失焦。

精簡的第二個原則,則是「一張投影片只講一個主題」。《大家來看賈伯斯》一書中,作者卡曼蓋洛‧蓋洛(Carmine Gallo)指出,賈伯斯的投影片(詳見【圖表】)可以看得出來賈伯斯惜字如金,傳達的資訊不多不少,正好一張投影片講一個主題

一張投影片,只講一個主題

賈伯斯在2008年麥金塔世界博覽會的簡報中,可以看出他堅守「一張投影片只講一個主題」的原則。

資料來源:《大家來看賈伯斯》,麥格羅.希爾出版

刪除連接詞、抓出關鍵字

在精簡的前提下,如何將冗長的文章,濃縮成要點短句,將是簡報者在整理資料時的重要功課。《不必說話就贏的簡報術》作者天野暢子主張二種可以濃縮長文的方法如下:

1.刪除連接詞、重組關鍵字

  • 方法:刪除連接詞就能快速將長篇大論化為條列式重點。
  • 濃縮前:呼叫器的缺點是就算收到訊號,也必須先找到電話,才能取得聯繫。不過,行動電話則是可以在需要的時候直接通話,甚至無法通話時,依舊能透過簡訊聯絡。
  • 刪除連接詞:也、不過、甚至
  • 濃縮後:呼叫器的缺點:必須主動回電確認聯絡內容。
  • 行動電話的優點:①可直接通話;②可透過簡訊聯絡。

2.先抓取關鍵字,再重組句子

  • 方法:先刪去無意義的虛詞,再將留下的文字重新排列。
  • 濃縮前:這次要介紹的是神奇毛巾,其最大特色就是超強的吸水力。
  • 抓出關鍵字:神奇毛巾、超強和吸水力
  • 濃縮後:吸水力超強的神奇毛巾

由此可知,簡報內容務必謹守「精簡」原則,只放上「要點」即可。
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