數位轉型
經理人X數位發展部數位產業署
加工製造業的數位時代，碇國人造石案場現況簡單上雲
2022-09-27
專題主題 上吧！在雲裡突破未來，新世代小微商家的數位轉型旅程
驅車前往新北林口的粉寮路一帶工業區，碇國實業有限公司的大本營正坐落於此，旗下擁有人造石、石英石兩大工廠，產品應用於住家裝潢、商用空間，以及特殊訂製、外銷國際等需求。創辦人黃永順是人造石與人造石英石材料加工製作的專家，於1997年左右投身人造石加工製造業，歷經數年磨練耕耘，2005年以「碇國-DK」為名創業。草創初期，創辦人夫妻加上幾位師傅，是個不到10人的小小工作坊；平日裡，黃永順負責跑業務、太太幫忙打理廠內。
時至今日，碇國不僅茁壯為超過50人的團隊，更是知名迴轉壽司品牌、廚具工廠及設計公司、門市等指定合作夥伴。於經營層面，原於上海外商銀行任職的長子黃國忠，兩年前回到臺灣，偕同妹妹、妹夫置身家族企業，二代接班各司其職，蓄勢待發。
坐辦公室與施工現場的距離，追蹤案件進度超卡關
「以前待在大公司，帶著一台筆電甚至一支手機，在任何地方都可以工作。回來家族工作，最明顯的感受是資訊化的落差，行政與帳務環節缺乏E化，諸多方面仰賴人腦管理業務，當公司業務量與客戶數愈來愈多，紙本作業容易出錯，要找特定案件資料也有困難。」黃國忠說。
的確，碇國實業的業務量相當龐大，平均每月有高達四、五百件的案場在進行中，每天有數十套的檯面等著出車送到案場安裝。細究人造石加工廠的作業流程，每個案件的工序可概分為前端丈量、加工製造、現場安裝三區塊，但當中的細節如：看現場、打版、送取件等，是由行政組人員手寫「派工單」交給外務人員，完成當日工作後，再繳回「工單」，致使辦公室內有堆積如山的工單，且大部分資料未被建檔進電腦。每日的大量派工任務僅靠紙本作業，管理者想查詢或追蹤案件執行進度相當不易，更不用說施工現場師傅臨時有狀況，也無法即時寫紙本問題單回報。
那時剛回臺灣的黃國忠一直在思考如何優化辦公室管理流程，最初曾洽詢過幾家知名雲端ERP系統，發現系統過於龐大、有太多不需要的功能，卻相對要付出高達上百萬的軟硬體成本。
對此，他有感而發：「花百萬元買一台設備，對生產效率的提升顯而易見，很快就能把設備投資賺回來，但同樣的預算運用在資訊技術，改善組織作業與管理的流程，相較之下難以評估回報，當下根本沒辦法下定決心做這件事。」
一語道盡中小企業邁向數位轉型所面臨的疑慮。所幸當時臺灣雲市集針對中小微型企業推廣數位轉型補助機制 ，因而接觸到「狀態網際網路股份有限公司」，一起面對轉型挑戰。
專屬導入師協助流程標準化，PowerBPM 提升20％工作效率
狀態公司的導入師與碇國實業進行事前訪談，瞭解其作業模式與經營痛點，建議導入「中小企業工作管理流程助攻方案：PowerBPM系統」。首先藉由標準化與優化後的表單、流程設計，創建電子化派工單，方便外出洽公也能透過手機線上簽核，掌握案件進度。除減少紙張用量、縮短紙本簽呈往返時間，改善人工審查的疏漏情形，簽核文件的時效性及準確性大幅提高。其次，建置雲端表單管理機制，集中管理案件，用客戶名稱、案場地址等關鍵字搜尋，就能找出特定案件資料，亦能直接產製報表，有助於管理者檢視單一案件從工作開始到結束的每個環節問題，以利團隊持續精進。
著手流程管理雲端作業以來，黃國忠表示，一開始覺得PowerBPM系統不是100％契合原本的想法，因為公司的組織架構相對扁平化，在與導入師溝通後，狀態的研發及導入團隊為其將介面優化與調整流程，將垂直的簽核流程改以「橫向工作站」概念，作為安排不同階段工序的安排。
實際運作後的三大成效：（1）清楚管理每項派工任務，提升客戶服務品質；（2）師傅可即時回報、拍照現場異常問題，讓公司即時給予協助；（3）精準追蹤每個案件的執行進度，與詳細狀況。
整體而言，確實解決50％以上的數位需求，提升了20％的工作效率，一改過去習慣以LINE溝通，使得訊息零散的狀況，這一年多來更將不少資料陸續建檔，用得越久，資料庫越豐富。
DDP式數位轉型五步驟，循序漸進達成每個小目標
擁有25年企業資訊系統整合經驗的狀態網際網路股份有限公司，副總經理林妙蓮表示，傳統產業易忽略內部管理方面的隱性成本，通常在借重狀態團隊的經驗後，導入PowerBPM系統的優勢將慢慢呈現出來，尤以報表數據可作為企業決策的最佳依據。在數位轉型的過程固然會遇到迷惘、內部產生雜音，只要經營者有足夠的決心，循序漸進的一次解決一個小目標，終將完成進化大業，碇國實業就是最佳的例子。
其鼓勵以《哈佛商業評論》提出的觀點──DDP（discovery-driven planning，發現驅動型規劃）式轉型的五個步驟為依歸：
- 盤點企業資源與痛點，思考如何利用科技解決問題與掌握機會，發掘新商業模式。
- 設立值得挑戰的轉型專案，但不好高騖遠，目標必須明確。
- 定義競爭領域，從泛競爭對手，掌握業態全貌。
- 用輕資產投資工具，創造數位資產平台價值，擴大影響力。
- 樂觀正面看待失敗，透過測試及驗證，再決定是否要往前推進或改變方向。
最後談及對碇國實業的經營願景，二代接班人黃國忠分享，回臺兩年多經常與師傅到案場工作，深刻體驗到工程領域第一線的辛苦，與辦公室管理有很大的不同，現階段以完成內部作業E化為目標，第二階段將逐步邀請師傅們從分批測試走向全數參與雲端計畫，完成數位轉型關鍵最後一哩路，佈局未來新動能。繼而內改善工廠作業、提升職工薪資水平，在友善的工作環境下，期盼未來有更多技職新手加入碇國實業這個大家庭！
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