成功 Success > 人際關係
feature picture
2

曾寶儀的溝通學:懂得傾聽觀察,比「會說話」更重要

採訪‧撰文 林庭安
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

主持人給多數人的印象,是能言善道、反應機敏。然而,曾寶儀卻不這麼認為,她覺得觀察和傾聽,有時比說更重要。

會有如此反思,必須回到 1999 年 921 大地震。剛出道的曾寶儀正主持一場賑災晚會,當時還和爺爺奶奶住一起的她,想到自己把老人家丟在家裡,工作到一半就哭了起來。當時的經紀人張小燕請別人傳話:「如果曾寶儀再哭,就叫她回家吧!」

那時她才驚覺,身為一個傳遞訊息的人,不能把自己放得太前面,必須把自己縮小,思考自己「為什麼會站在這裡」,才是個稱職的主持人。

當受訪者的翻譯,先聽見、聽懂,再主持

曾寶儀說,主持人就像是一個管道或翻譯者,要完全聽懂受訪者想傳遞的訊息,再用更清楚的話讓觀眾明白背後有什麼含義。她期許自己,成為受訪者和觀眾之間暢通無阻、賓主盡歡的管道。

她在活動前一定會做足功課,但到了現場,她會讓自己保持敞開,才有機會察覺、打開對方的溝通意願。這個開關,她稱為「閃光點」,「當別人的閃光點出來時,請好好對待,不要澆熄它,因為它會成為你溝通的轉捩點。」

找到對方有興趣的話題,或是透過同理心卸下對方心防,都是觸發閃光點的行為。公視《藝文大道》每周推出一個藝文主題,訪問不同領域的焦點人物,在錄影開始前,曾寶儀都會跟來賓說:「不用緊張,待會你要講擅長的事,我才是那個不懂的人,請你教育我們。」

曾寶儀表示,當你把受訪者緊張、防衛的那面牆打破時,就有機會找到閃光點。然而,閃光點可遇不可求,最容易辨別閃光點的方法,就是觀察對方的眼神,「它就在那一點點的眼神變化,你知道這件事它不想被人知道,但卻被你聽到了,」主持工作讓她可以在短時間內找到對方的閃光點,「如果我珍惜它了,這個溝通就會更流動、順暢。」

做了 20 幾年的主持人,曾寶儀認為主持人是一個有機體,根據人事時地物的不同而變化。無論身為採訪者,或是被採訪者,要把注意力完全放在對方身上,「你要覺察自己為什麼要聽他說話、他說的話你有什麼反應,」進而調整自己應對的方式,「但這不表示你要全然地任人宰割或讓步。」

舉例來說,當她觀察到對方有些躁動時,她會主動詢問需求:「你如果趕著走,我們可以……,」提出替代方案,讓他感到被照顧、被重視,對方也比較容易打開心防,主動透露更多。

主持沒有固定招式,隨時根據當下調整應對方式

曾寶儀說,主持人的工作會遇到各式各樣的受訪者,他們必須要在短時間內跟對方建立關係、取得信任,訪談的內容才有可能獨特、觸動他人。因此,「當下」是最豐富的資源。她會觀察對方想聽什麼、哪些東西是對方想深入探討,或是有共鳴的,就再多說一點,「前面做再多功課都是經過別人篩選,你現場看到的,才是最真實的。」

經過長時間的累積,她認為, 溝通就像是練武功,招式、門派很多,但武功真正高強的人,都是先把內功練好。 如果只學會一種招式,就只能面對同一種人,「但如果我把自己準備好,當一個無限敞開的接受器,可以接納所有人。」

曾寶儀

1973年生,台大社會系畢業,身兼主持人、歌手、演員等多重身分。獲第48屆金鐘獎綜合性節目主持人獎,著有《50堂最療癒人心的說話練習》《人生最大的成就,是成為你自己》。

繼續閱讀 人際溝通
相關文章
管理 Management > 業務銷售
feature picture
3

一句話說進心坎,顧客就會埋單?超業的溝通祕訣,和你想的不一樣

採訪‧撰文 高士閔
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

一句話說進心坎裡,讓客戶願意馬上埋單,或許是一般人對超級業務員的想像。

但是像租賃產業,尤其是針對地方中小企業的租賃放款公司、台灣租賃產業龍頭的中租迪和,必須因應客戶產業、商品特性的不同,設計不同的融資方案,客戶的考慮時間也會比較久。

中租迪和南台中分公司四科副理陳柏丞表示,自己負責企業貸款,每個產業客戶要的都不一樣,很難一句話就說中對方需求。因此,溝通時最重要的是提出解決方案;同時,降低專案的風險,讓公司迅速核准,「讓整個成交流程順暢,才是精準。」

延伸閱讀:商品賣不掉、客戶難搞? 40 年超業:許多業務喪失熱情,都是想錯這件事

比客戶更早關心他的事業,用時間爭取成交空間

陳柏丞認為,貸款是雙贏的生意,想快速推進流程,在電話聯繫時就要開門見山,「我是中租迪和陳柏丞,能不能跟董欸(台語,董事長)約時間拜訪、年節打個招呼?」他曾經觀察職場前輩的溝通方式,有搏感情的,也有理論派,但只要是「站在客戶立場去想這件事」,總會有機會。

比如說,去年新冠肺炎爆發,客戶只要有歐美線生意,都會擔心供應商出貨會不會延遲、自己會不會來不及交貨?配合的品牌商,付款期限延長,該怎麼辦?此時把這個當談資,對方很快會叫你到公司坐坐。或者,原物料價格上漲,可以提醒客戶,有沒有囤貨、提前大量採購的需求?

當然,業務的困難在於,找不到有決定權的人,或被掛電話。這時他會「利用時間創造空間」,陳柏丞舉例,他有位客戶長年待在海外,每次打電話都是同一位窗口接洽:請下次再聯繫。他一樣幾個禮拜打一次電話,直到某次年節,對方主動提到,老闆現在在辦公室,你要不要跟他約時間?最後不只成功約訪,也順利成交。

陳柏丞表示, 業務最大的敵人是時間,最好的朋友也是時間。 業績,是用時間換來的,需要下苦工拜訪、努力打電話累積。而當你擁有足夠的客戶量,第一位客戶拒絕你,另一個在考慮,就趕快聯繫下一個。

他也提醒,有時候「不是溝通不精準,而是太精準了,所以對方需要思考。」正是因為說中對方需求,如果對方還需要時間考慮,表示可能有其他考量,此時催促,無益成交,不如等待更好機會。

延伸閱讀:沒有天生的銷售高手!當客戶說「不要」,超業是怎麼想的?

先解除客戶疑慮,讓對方沒有拒絕理由

做租賃業務,客戶很常在第一時間把他們跟銀行比較,說租賃的利率太高,陳柏丞會用比喻幫對方抓重點。「我會跟對方說,你今天要去量販店買東西,雖然便宜,但量販店有一定距離;如果你想省時間,可能會找樓下的便利商店,價格高一點,但很方便。銀行利率好,但有限制;我們稍貴,但有許多條件可以談。」

客戶的質疑被解答,他又幫客戶做好客觀條件比較,例如借 1000 萬元做生意,利潤是 20~30%,扣除公司營運的成本,以及貸款的利息,如果中租借款的條件較好,算下來公司還是有賺錢,為何不接受?「他沒有拒絕我的空間,」接下來只要降低風險,讓核保通過,就能順利完成。

陳柏丞還提醒,不論服務哪種類型的客戶,最好從結果開始設想。

比如說,如果成交了,但客戶在海外要怎麼簽文件?業務要了解整個流程,從國稅局、海基會,到當地公證單位,掌控全部跑下來要多長時間,然後提前提醒客戶。不要等到客戶點頭,卻因為小細節,拖延了整個成交流程。

陳柏丞

國立臺灣海洋大學環境生物與漁業科學所畢業。2016 年進入中租控股旗下中租迪和,連續 4 年獲得業績最高獎「個人之星」,平均達成率都在 120% 以上,2020 年業績達成率 180%。現為中租迪和南台中分公司四科副理。

繼續閱讀 銷售
相關文章
領導 Leadership > 團隊管理
feature picture
4

例行會議,怎麼報告工作進度?3 種跡象,團隊只是聚一起、浪費時間

整理‧撰文 張良姿
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

會議上,主管要求大家報告工作進度,業務美麥打頭陣:我的工作進度是……因為客戶還要再考慮,內部也要開會討論,所以我還要追蹤。對方說我們有些產品他目前可能不一定用得到,所以我還在想可以推薦哪些產品組合。還有就是我在跟客戶討論的時候,有提到產品好像不是那麼完整,所以我也想找公司其他部門給我們一些數據,讓我們有更好的素材提供給客戶。

美麥講完,全場鴉雀無聲,沒有人知道她的工作進度,也不清楚遇到什麼問題、需要哪些部門支援。面對一連串模糊的說明,大家不知如何回應,只能拋出更多疑問,為了釐清現狀,再提供可能的協助,因而延長整個開會時間。

上述的情境你也許不陌生,或者你自己也是這樣報告。而這正是導致會議冗長、沒效率的原因。

延伸閱讀:遠端開會 7 個小技巧!共享螢幕、制定發言規則,不進辦公室也能有效溝通

報告以 3 要點為上限,說明要舉具體實例

根據美國北卡羅萊納大學夏洛特校區(University of North Carolina Charlotte)教授史帝文.羅吉伯格 (Steven Rogelberg)研究指出,高階主管平均每周花 23 小時在會議上,其中有 8 小時是沒有效益的。

會議發言3不:論點過多、太多術語、不理聽眾

會議發言3不:論點過多、 太多專業術語、不理會聽眾
經理人

如何減少無效會議?《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》作者岡田昭人建議,可運用 PREP 法:先說結論(point),接著說明原因(reason),再舉具體實例(example),最後稍微改變說詞再做一次結論(point)。

比方說,「這部電腦能帶給你更多時間。(結論)」「因為它內建嶄新的自動翻譯裝置。(原因)」「在電腦自動翻譯時,你就能用這段時間吃飯、看電影或做任何喜歡的事。(舉例)」「由此可知,這部電腦能讓你擁有更多自由運用的時間。(結論)」

另一個原則是,提前準備資料,列點式報告。報告工作進度不是流水帳,沒有人有興趣聽你的工作過程,大家更想知道的是你「目前成果」「遇到困難」「需要哪些支援或協助」等等。

會議報告最好精簡成 3 要點和面向說明,協助聽眾快速理解。以美麥為例,如果她換成要點式報告,大家就能立刻清楚她的進度與需求。

目前的工作進度,我從客戶、產品、資源 3 面向說明。

  • 客戶方面:我接洽的窗口正在跟公司內部進行商品討論及編擬預算,他會在 3 天內給我答覆。
  • 產品方面:客戶目前對我們的 A 產品和 B 產品需求不大,但對 C 產品有高度興趣,只是他對 C 產品不太了解,希望我能在明天提供更多訊息,讓他能夠快速做決定。
  • 資源方面:由於需要在一天內整理有關 C 產品的完整資訊給對方,所以我希望產品部、研發部,能把相關的訊息、數據、資料提供給我。
延伸閱讀:視訊會議該用誰?Zoom、LINE、Hangouts、Teams 功能比一比

平日一分鐘練習、擴增詞彙,提升發言流暢度

會議報告可以靠事前準備,大部分的人最害怕的應該是臨時被點名詢問意見。

為了避免徵詢意見變成發散討論,遇提問別急著回答,應先思考:對方擔心的、最想知道的是什麼?定位好問題,再架構出回答結構:先決定結論,接著思考3點理由,最後提出至少一個具體事例。

平常也可以練習將抽象思考轉化成語言,讓自己能快速針對一個議題做出回應。例如鎖定一個主題,練習在一分鐘內開口說話,不必是有條有理的句子,單字也可以,接著再將練習時間拉長至 3 分鐘、5 分鐘……。

比方說,主題為「教育」,計時開始:「小孩、學校、霸凌、問題……」將時間陸續延長為 3 分鐘、5 分鐘,在時限內將腦中浮現的詞彙連續不斷地說出口,像是「學校教育中的學童霸凌問題愈來愈嚴重……」。練習時就算表達錯誤也沒關係,反覆練習,詞彙的選擇或使用都會愈來愈進步。

繼續閱讀 會議
相關文章
成功 Success > 人際關係
feature picture
5

工作失誤,怎麼挽回老闆的信任?一個「溝通框架」,讓他安心、贏得信賴

整理‧撰文 周頌宜
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

假設你是 A 部門的員工,某天接到主管給你的任務,你心想最適合做這件事的不是我們,花了好一些時間,自認想出一個好理由,向老闆說明 A 部門不適合的原因。老闆說不過你,將工作轉交給 B 部門。

這時,你是不是感到開心,「老闆採納我的建議了!」但是認真想想,你真的做對了嗎?雲朗觀光集團總經理盛治仁在《燃起主管魂》指出,在主管眼裡,你已經被貼上「愛推託」「愛討價還價」的標籤,無形中失去表現自己的機會。

你可能會大聲喊冤,「我是提供更好的選項,B 部門確實做得比我們好,」就算你沒有推卸責任的心意,卻也沒有準確傳達出真正的想法,莫怪老闆不理解你的用心良苦。

延伸閱讀:向上管理不是逢迎拍馬!這樣做,讓4種不同類型的老闆都挺你

等主管問再回報就太慢了!主動出擊並提供行動計畫

《深度溝通力》作者劉仕祥解釋,每次給予意見、報告進度,主管都會對你產生評價,想要建立辦事有效率、值得信賴的印象,必須把握「來龍去脈」公式:現狀+進度+存在困難或問題+解決思路+未來行動計畫。

舉例來說,你手上正在執行一個招募新部門人才的計畫,目前進行到面試階段,卻因為新冠肺炎疫情加劇,遇到困難,你準備向上司彙報情況,可以這麼說:

「按照原定時程,我們已經篩選完足夠的履歷,筆試及面試考題也都準備好(現狀+進度)。但接下來的面試環節,因為疫情遇到兩個困難,第一,面試官在海外,是否應採用遠距面試?第二,兩位面試官怎麼安排(存在困難或問題)?我想了兩個方案,不知道您認為如何?首先,雖然政府沒有嚴格規定,為了確保安全,統一採線上面試;第二,考量時區不同,兩位主管分別遠端面試,或是分工筆試和面試(解決思路)。最後看您有什麼建議,我們一起討論執行方案(未來行動計畫)。」

劉仕祥提醒,主管有時候很忙,但不代表他遺忘曾交辦給你的事項,多數時候,主管是在考驗你的主動性與執行力。因此,要懂得「及時」報告工作進展,等到上司問你才說,為時已晚。

此外,也不是所有的事情都要向主管稟報,只有在自己不能決定,或是真的解決不了的情況,才需要找上老闆定奪,不要拿雞毛蒜皮的小事叨擾主管,讓人覺得你辦事不力。

每一次「交手」,都要展現專業
經理人
延伸閱讀:被主管「痛罵」教會我的事:在職場上犯錯,有些事比挨罵更可怕

難以啟齒的要求怎麼說?提出證據、消除主管憂慮

不過,工作者總會遇上難以啟齒的要求,或是開口前就知道可能會惹惱對方,像是請求加薪、升遷,或許是大家忙得焦頭爛額時,你基於不得已因素要請假。

為了避免激起主管認為你「不負責任」「以下犯上」的念頭,《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》建議,以據理力爭的句型溝通: 根據1+根據2+根據3+結論。

比如說,在專案收尾階段,你因為私人原因得請假,團隊必須承擔你的工作,你可以說:「老闆,剛 mail 給您我負責的區域報表(根據1)。相較上個階段,我們已超前進度(根據2)。我負責的下個階段,也提前進行了(根據3)。所以我下周有些事,想請一天假……(結論)。」

先針對目前的狀態說明,並強調你已安排妥當,不論如何工作都會繼續往前推進,再進一步提出你真正想達成的目標。一般來說,列出證據,搭配合乎邏輯的敘述,對方通常能夠接受。

繼續閱讀 人際溝通
相關文章
成功 Success > 商務溝通
feature picture
6

為何提案、簡報總是不過關?問題出在你只「說理」,沒「讀心」

整理‧撰文 高士閔
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

每次簡報完,總是會有同事提出 PowerPoint 檔上已經有了答案的疑問,令人在心裡怒吼:這個我不是才剛講過?

《最高學習法》作者傑里德.霍維斯(Jared Horvath)表示,會出現這樣的結果,簡報者要負責,因為你用錯誤的方式傳達資訊。舉例來說,一頁投影片含有 7 個以上的關鍵字,就會讓聽眾花太多精力在閱讀,忽略口說的內容。因為閱讀和傾聽都是由大腦的同一區域處理,但大腦無法多工作業,所以不是忽略讀到的資訊,就是沒聽見簡報者說的話。

《精準寫作》指出,精準的溝通,通常包含精簡、精巧、精深3項特徵。精簡指說話少、用字少、時間短;精巧則是有趣味,讓人想聽;精深意味發人深省,令人印象深刻。

而多數的簡報,不論是推銷自己、發表產品或傳達理念,多半都有一定的時間限制,所以想要精準簡報,精巧和精深是關鍵。

延伸閱讀:優秀的提案只需要一頁A4!好讀又好懂,老闆才會聽你的

先釋疑、拆除反對意見,對方才願意繼續聽

提案簡報該怎麼樣有說服力?你得先理解聽眾是誰,對方需要什麼。

《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》指出,母語不同,習慣的表達方式也不一樣。比如說,日本人討論事情屬於「漩渦型」,講話會一直繞圈圈;歐美人是「直線型」,從 A 到 B;猶太人、阿拉伯人是「平行線型」,他們聊天會先從 A 事件討論到 B、C 事件,之後又回過頭來發表各自對 ABC 事件的看法,然後再談 ABC 的解決方案。

如果是 1 對 1,依照不同文化,「重新架構」(像是從直線型變漩渦型)自己想說的話;但如果是 1 對多,像是簡報,最好先講「結論」。

《麥肯錫新人邏輯思考5堂課》指出,一般人接受訊息的順序是:主題(你要談什麼?)、結論(你的意見是?)、根據、行動(希望我做什麼?),所以先針對主題發表自己的看法(結論),最符合邏輯。

不過,先談結論有一個挑戰,有些聽眾一聽到你的想法與他不同,就不想繼續聽,就算你之後好好解釋也沒用,因為對方腦子裡想的,都是怎麼反駁你。這就像在職場上,主管已經決定採用A方案,你卻報告B方案的效益更好。想扭轉對方的想法,就得想像對方有哪些疑問,然後一一解答。

心理學家巴瑞.史瓦茲(Barry Schwartz)在 TED 演講〈談選擇的癱瘓〉,主旨是「太多的選擇可能導致人們不快樂」,這個論點違背一般大眾的想法:選擇愈多代表愈有自主權、愈自由。

為了化解聽眾的不同意見,他說了一個故事:前一陣子我想買條新牛仔褲,但到了服飾店,店員卻問:「你想要合身、適中、寬鬆,還是十分寬鬆?要排釦,或是拉鍊式?需要刷破嗎?褲管要小喇叭、窄管,還是……」對聽眾來說,日常生活中有太多相似的經驗,像是全脂、低脂或植物奶,很容易想像選擇帶來的壓迫。

而聽眾接受你的建議還不夠,簡報必須包含一個令人印象深刻的結尾,讓對方忘不了你的建議,甚至改變行為。

《TED TALKS 說話的力量》建議,直接「展示」想法,最能讓人印象深刻。比如說,微軟(Microsoft)創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates)為了號召世界關注貧窮與兒童死亡的議題,在演講會場拿出一罐裝了蚊子的玻璃瓶,並說道:「瘧疾是由蚊子傳播的,我帶了一些蚊子過來……沒道理讓窮人獨享這種體驗。」這種近距離的「親密接觸」,絕對比任何故事,更容易讓聽眾難以忘懷。

延伸閱讀:頂尖企業都在用的「無雜訊」簡報製作法!學會8種簡報版型,別人更容易認同你

不要推銷提案有多好,談對方為什麼需要你

簡報中最困難的,莫過於銷售,你要說服消費者掏錢。近代最厲害的推銷大師,可以說是蘋果(Apple)已故創辦人史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs),他只用了一句話「iPod,將 1000 首歌曲放進你的口袋」,把這個新產品推銷到世界各地。

如果換成一般的推銷員,可能會說「今天我要介紹一種非常容易攜帶的新 MP3 播放器,重量只有 184 公克,容量卻高達 5GB,而且它擁有蘋果歷代產品的特性:非常容易使用。」兩相比較,就會發現這句話缺乏吸引力,因為這段敘述跟消費者無關,他不知道為什麼需要這個產品。

賈伯斯曾解釋,你必須從客戶經驗出發,再回溯到科技層面。《大家來看賈伯斯》指出,當你要推銷一項新產品,一定要問自己「我賣的到底是什麼?」 解釋產品不是精準溝通,你必須展現這項產品如何改善生活,而且這項產品最好是「對方沒有察覺的需求」。

簡報設計3禁忌:文字多、圖片多、版型規格不一致
經理人

面試先談貢獻,主管耳朵馬上豎起

另一種常見的提案場合是面試。推銷自己和推銷產品其實很類似,都是說服聽眾(面試官)透過你的介紹而埋單(僱用你)。

挫敗的求職者經常會問:為什麼不選我?明明自己的能力與職位很契合,對方為什麼不用我?

《自我介紹聖經》作者立川光昭表示,如果你的能力真的這麼好,那一定是溝通不夠精準,以為表現最好的一面、展現強項就足夠了。然而,「精準面試」只有一個目的,讓面試官「對你感興趣」。

簡單來說,你的強項不一定是面試官最想知道的;反之,只要能掌握對方在乎什麼,就能拿下工作。

想要對方有興趣,得猜對方「到底想要什麼樣的人?」立川光昭曾經在創業時想要租賃店面,由於財務狀況無法通過不動產公司的審核,必須私下找房東協商。立川猜測,房東最期待的房客,是能按時付租金,以及維持店面整潔的人。所以他帶自己的父親應試,讓對方安心,找不到立川,也可以找他父親,最後成功租到店面。

《學會3的神邏輯,溝通不再有廢言》指出,自我介紹要談「貢獻」,就是你能幫上什麼忙,它能最快引起同事、主管的興趣。但要注意,可以用幽默的方式描述自己的用處,但不要搞錯了優先順序,以興趣、價值觀為主軸,這些都偏離了面試的目的。

面試者不妨換位思考,如果你是面試官,會想找什麼樣的人跟你一起工作?是能幫你早點下班的助力,還是能成為朋友的人?

《精準表達》提及,同樣學經歷的人,面試官可能看過成千上萬個,你並不特別;把學經歷變成有趣的故事,對面試官有用的資訊,你就成了唯一。

總之,看不到靶心的射擊,技巧再多也只能靠運氣。不論推銷自己、產品或是公司的服務,精準溝通的前提都是換位思考,想像對方到底要什麼。

繼續閱讀 簡報提案
相關文章
成功 Success > 人際關係
feature picture
1

4 種錯誤的說話方式,讓你拚命解釋、別人還是聽不懂!

整理‧撰文 林庭安
2021-02-04
分享
收藏
已完成
已取消

專業口才調教師、《精準表達》作者比爾.麥克高文(Bill McGowan)曾發生過一件糗事。某天早上 8 點 20 分,他的助理捎來訊息:「臉書總部打電話來,他們想知道你現在人到哪了。」

原來,當天他準備和臉書談合作,臉書總部提供的地址「加勒福尼亞大道 1601號」在北加州帕羅奧圖(Palo Alto),而不是舊金山(San Francisco)。兩地路程不塞車距離約 30 分鐘,身在舊金山的他,直到赴約前一刻,才得知正確位置。

勢必會遲到的他,快速向窗口認錯,「我完全沒藉口,用這種方式展開合作關係是我不對,真的對不起。」雖然最終合作還是順利進行,但溝通不精準,讓他差點喪失重量級客戶。

溝通不精準的後果,輕則影響他人對你的評價、喪失合作機會,重則造成嚴重傷亡。1977 年,荷蘭皇家航空班機和泛美航空班機在西班牙屬地的特內里費島(Tenerife)機場跑道相撞,造成航空史上最嚴重的空難事故,共 583 人罹難。

當時,荷航班機通知塔台,已準備好待命起飛,而塔台僅回覆「OK!」但事實上,這個回應是知道荷蘭航空準備好了,卻讓荷航誤以為得到起飛許可,開始加速,未再次確認行動,再加上機場濃霧視線不佳,在荷航加速起飛時,撞上正在跑道滑行的泛美班機。

延伸閱讀:一開口就打動人心!10 種說話技巧,鍛鍊你的說服技術

你說你的、他聽他的,再簡單的訊息都有人誤解

兩個案例溝通的訊息都非常簡單,一個是地址,一個是起飛許可,為什麼還是無法準確溝通?

《沒人懂你怎麼辦?》指出,當你覺得「我把意思表達得很清楚了」或是「他知道我是什麼意思」的時候,情況十之八九是相反的,心理學家稱之為「洞悉的錯覺」(illusion of transparency)。

想要對方準確解讀你說的話,必須做到:1.提供可利用的資訊;2.確定資訊跟對方相關;3.跟你互動的人必須察覺或注意到那項資訊;4.正確使用資訊。我們可以站在對方的角度思考,哪些資訊對他有用、與他相關,再用簡潔有力、具故事性的架構包裝內容傳遞給對方。

《不誤解、不離題,誰都喜歡你的精準表達技術》把對話力分階,有的人連一對一說話都會緊張;進階一點的能把話說得簡單易懂;更有餘力的人能根據對方反應互動,讓對方產生共鳴、達成共識。

溝通是雙向的,從對方的角度來看,你所說的話、做的動作與行為,都必須經過對方的詮釋才會產生意義,才是對方真正接收到的訊息。也就是說,我們時常自認為準確傳達資訊,這樣還不夠,必須經過對方詮釋後,還能保留你的原意,才算確實接收。

延伸閱讀:講重點就好!兩個說話SOP,讓你在任何場合都應對自如

4 種溝通不良範本,別再犯了

4種表達不良範本, 你犯了哪一種?
經理人

接收者理解多少,比你說多少更重要

換言之,所謂的精準溝通,不只要清楚表達訊息,更要觀察對方是否接收到,最終才能促成行動。 精準溝通,是清楚表達自己觀點,取得認同、解決歧見及尋求共識的能力。

這樣的溝通力不僅限於說話,它可以體現在一封 email、一場會議、一次簡報、一通電話,甚至一個眼神、動作裡。

《這樣表達,再複雜也能一聽就懂!》寫道,溝通、說明事情是我們每天都在做的事,但我們卻不曾停下來思考什麼是說明。說明是為了增進了解,你需要用淺顯易懂的方式描述,降低其他人理解成本,才能進一步吸引他們關注你想闡述的議題。

我們時常花了許多時間、心力解說後,卻發現無人回應,或是必須面對一張張茫然的臉。最根本的原因,是一開始的立場就錯了,我們不能硬要「別人聽我說」,而是讓別人「願意」聽你說,引導他人產生聽你說話的意願。

《深度說服力》表示, 邏輯辯論會「迫使」人們接受某種論點,不管他喜不喜歡,但有說服力的人會「吸引」人們向某種立場靠攏。 換句話說,讓人心服口服靠的是吸引人,而不是堅持立場,而這個成果可以透過學習與練習得來。

靠說話維生的專業人士,絕對不會幻想即興演出,他們會在演講前決定好自己想說的話。根據《蘋果內幕》,每次在發表會上用幾句話就能吸引大家目光的史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs),在大型報告前也需要反覆演練多次。

做足準備、展現真誠,表達力佳爭取更多機會

亞洲設計電商平台 Pinkoi 在 2015 年獲得紅杉資本(Sequoia Capital)900 萬美元(約 2.97 億台幣)資金挹注,是台灣唯二獲得投資的新創。

創辦人暨執行長顏君庭回憶當初跟紅杉資本合夥人道格.里昂尼(Doug Leone)接觸,幾乎所有問題他都能透過準備提出數據,或是事後補充資料佐證,但唯一一個問題,讓他停了 10 秒才回答。

里昂尼問:「你要做的事業需要長時間經營,你願意為這件事付出多少時間?」在那 10 秒鐘,顏君庭腦中閃過許多回答,最終說出他的初心:「我為此辭掉很好的工作,準備把一生都奉獻給 Pinkoi。」

事後他回想,是不是應該要理性告訴對方,公司預估幾年獲利,但他認為,最終應該是他的真誠、熱情打動了投資人。《深度說服力》也提到同樣的概念,真正具說服力的人不會以花言巧語哄騙聽眾,而是以真摯情感打動。

相關文章
會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們